1. JUSTIFICACIÓ

El Col·legi Episcopal de Lleida reconeix i promou l’ètica, la transparència, la confidencialitat i la seguretat en les seves actuacions i comunicacions, així com el compliment del principi de legalitat. Per garantir el compliment de les exigències legals, el Col·legi Episcopal de Lleida ha instaurat un CANAL ÈTIC I DE DENÚNCIA.
Aquest canal permet al Col·legi Episcopal de Lleida identificar i abordar els problemes de forma eficaç, mantenint a l’informant en l’anonimat, i amb l’objectiu de corregir o reparar els danys sense dilacions indegudes.

2. FINALITATS DEL CANAL ÈTIC

La Llei 2/2023, de 20 de febrer, transposició de la Directiva Whistleblowing , té com a finalitat la protecció dels ciutadans que informen sobre vulneracions de l’ordenament jurídic en el marc d’una relació laboral o professional. La norma obliga a establir un sistema intern d’informació que permeti la comunicació anònima, és a dir, estableix com a principi el deure general de mantenir a l’informant en l’anonimat.
La present política es defineix com a eina per:

• facilitar la recepció i comunicació d’informació sobre infraccions,
• establir el procediment a seguir per a la seva gestió i, si escau,
• la imposició de sancions o comunicació a l’autoritat pertinent.

3. PRINCIPIS RECTORS DEL CANAL ÈTIC

El Col·legi Episcopal de Lleida té la responsabilitat d’establir els criteris i principis que han de guiar al CANAL ÈTIC I DE DENÚNCIA que garanteixin el seu compromís respecte de la confidencialitat absoluta de les dades de la persona informant. Els principis d’actuació que inspiren l’organització del Canal per a l’adequada organització i coordinació són els següents:

• Confidencialitat: el CANAL ÈTIC I DE DENÚNCIA del Col·legi garanteix que la informació transmesa pel mateix tingui caràcter confidencial. Els Responsables del Sistema, i altres possibles intervinents, estan sotmesos al deure de secret professional.
• Anonimat. Es garanteix la presentació de comunicacions anònimes, permetent així que la identitat de l’informant no sigui revelada pel Responsable, únicament quan es plantegi una obligació legal o ordre judicial.
• Imparcialitat. El procediment d’investigació haurà de ser imparcial, les comunicacions han de ser investigades de manera objectiva.
• Fonamentació. Les comunicacions han d’estar fonamentades, és a dir, basades en fets concrets i comprovables.
• Responsabilitat. Mitjançant el present Canal es pretén obrar responsablement per garantir la protecció dels informants.
• Prohibició de represàlies. Les comunicacions han de partir de la bona fe. El Col·legi no permetrà cap represàlia contra qui, de bona fe, comuniqui fets o situacions que puguin emmarcar-se d’un possible incompliment de l’ordenament jurídic. Qualsevol acte o amenaça de represàlia serà tractat com a infracció greu i subjecte a mesures disciplinàries.

4. ÀMBIT SUBJECTIU DEL CANAL ÈTIC

Aquest canal permet a qualsevol usuari principal del CANAL ÈTIC I DE DENÚNCIA denunciar qualsevol incidència o irregularitat que hagi observat en l'àmbit d'actuació intern o extern del Col·legi Episcopal de Lleida.
Seran usuaris principals del Canal tots els que, de qualsevol manera, prestin o hagin prestat serveis de manera laboral o professional al Col·legi Episcopal de Lleida. Consegüentment, els usuaris principals del Canal comprèn al:

• Personal docent
• Personal no docent
• Personal extern que presta serveis al Centre.
• Col·laboradors externs

5. ÀMBIT OBJECTIU DEL CANAL ÈTIC

Al Canal es poden denunciar accions o omissions que es produeixin o s’hagin produït en l’àmbit del Col·legi Episcopal de Lleida i que constitueixi una infracció en el context laboral o professional, conforme l’article 2 de la Llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció.
Pel CANAL ÈTIC I DE DENÚNCIA es pot informar de les següents infraccions:

• Infraccions administratives. Poden ser objecte de comunicació pel canal les infraccions administratives, greus o molt greus, tipificades a les lleis administratives com apropiació indeguda de fons públics, falsificació de documents, vulneració de normativa de seguretat laboral, vulneració en normativa mediambiental,...
• Infraccions penals. També es pot fer trasllat d’infraccions tipificades al Codi Penal com l’assetjament sexual, explotació laboral, frau o corrupció.

6. INSTRUCCIONS D’ÚS DEL CANAL

El CANAL ÈTIC I DE DENÚNCIA està dissenyat, establert i gestionat de forma segura, per tal de garantir la confidencialitat de la identitat de l’informant i de qualsevol tercer mencionat en la comunicació.
El CANAL ÈTIC I DE DENÚNCIA permetrà interposar la denúncia per escrit o verbalment a través de:

• Formulari web
• Correu electrònic
• Correu postal
• Via telefònica

A sol·licitud de l’informant, també podrà presentar-se mitjançant una reunió presencial amb el Responsable del Sistema. Aquesta s’haurà de realitzar en el termini màxim de 7 dies des de la petició de l’informant.
El Canal disposarà d’un registre digital de les informacions rebudes, i de les investigacions internes si les hagués garantit en tot cas, que aquest registre no serà públic (garantint els requisits de confidencialitat) i únicament a petició raonada de l’Autoritat judicial competent, mitjançant un auto i en el marc d’un procediment judicial, es podrà accedir totalment o parcialment al contingut del registre.
L’informant, en cas d’optar per l’ús del CANAL ÈTIC I DE DENÚNCIA, haurà d’omplir el formulari de denúncia disponible a través del lloc web del Col·legi Episcopal de Lleida. Podrà presentar la denúncia segons dues modalitats:

• Comunicació amb la identitat protegida. El formulari requerirà les dades a efectes de notificacions.
• Comunicació de forma anònima. L’informant no vol identificar-se, entenent que no podrà ser informat del resultat de la investigació que es produeixi.

El formulari de comunicació en la modalitat “d’identitat protegida” requerirà les següents dades:

• Identificació de l’informant. Indicar els noms i cognoms de la persona que formula la comunicació.
• Dades de contacte de qui formula la comunicació. Correu electrònic, adreça postal i telèfon, a efectes de rebre notificacions
• Descripció dels fets informats o de la conducta que suscita dubtes ètics.
• Si l’informant ho considera oportú, podrà adjuntar els documents que siguin una prova o indici de la conducta irregular o suggerir altres mitjans de prova.

El compromís de protecció de la privacitat dels usuaris garanteix que les dades que es recopilen no seran rastrejables per adreça IP .
Els informants només hauran de proporcionar aquella informació específica i objectiva que sigui necessària per a determinar si l’objecte de la seva comunicació es troba dins dels supòsits regulats pel Canal. En cas de ser necessari, el Responsable podrà demanar l’informant, informació addicional respecte dels fets comunicats al llarg de tota la instrucció.
Conforme a la Llei 2/2023, el present de CANAL ÈTIC I DE DENÚNCIA via web/e-correu haurà de ser l’emprat de manera preferent. Això no obstant, la denúncia també pot ser presentada pel Canal Extern enfront de la Autoritat Independent de Protecció de l’Informant.

7. ELS CANALS DE COMUNICACIÓ

En el moment de tirar endavant amb la utilització del CANAL ÈTIC I DE DENÚNCIA podeu uti-litzar el procés que més s’adapti a les vostres necessitats:
1. Comunicació via web -amb identificació i anònima-. Es pot realitzar des de l’espai web a l’adreça https://www.cepiscopal.org/canal-etic -canal preferent-.
2. Comunicació per correu electrònic a l’adreça: canal_etic@cepiscopal.org
3. Correu postal

Col·legi Episcopal de Lleida
A l’atenció de la Direcció Titular
Doctor Combelles, 38
25003 Lleida

4. Via telefònica al número +34 973 26 31 00 i sol·licitar l’atenció de la Direcció Titular

8. RESPONSABLE DEL SISTEMA INTERN D’INFORMACIÓ

El responsable. La Direcció Titular del Col·legi Episcopal serà el responsable del CANAL ÈTIC I DE DENÚNCIA
Comitè d’Ètica. El Comitè d'Ètica està format per la Direcció Titular, la Direcció Acadèmica i el representant de la Delegació de Pastoral del Centre.

El Comitè d'Ètica haurà de desenvolupar les seves funcions de forma independent, imparcial i autònoma, i respondrà de la gestió del Sistema i de la tramitació diligent de les Comunicacions rebudes a través del CANAL ÈTIC I DE DENÚNCIA i dels altres Canals Interns d' Informació integrats en l'esmentat Sistema.

Les funcions del Responsable són:

• Gestionar el sistema i la tramitació de les comunicacions
• Supervisar el compliment de la normativa i difusió de la política d’ús
• Iniciar les actuacions pertinents en cas d’incompliment de la normativa.
• En cas de conflicte d’interessos, concretar i derivar la nova responsabilitat.

La responsabilitat del Sistema Intern d'Informació del Col·legi Episcopal de Lleida recau en el Comitè d'Ètica, òrgan col·legiat, dependent del Consell de Direcció del Col·legi Episcopal. El Reglament del Comitè d'Ètica li atribueix, entre altres competències, la tasca de supervisió, interpretació i garantia del compliment dels Codis de Conducta i de la present Política, així com la supervisió del CANAL ÈTIC I DE DENÚNCIA.
El Comitè d'Ètica delegarà la gestió del Sistema Intern d'Informació del Col·legi Episcopal de Lleida i la tramitació dels expedients de recerca en el membre del Comitè que a aquell membre que exerceixi la Secretaria del Comitè.
El Comitè d' Ètica es regeix, a més de pel que disposa aquesta Política i la resta de normativa interna que li resulti aplicable, pel seu propi Reglament, en el qual, entre altres qüestions, es defineix el seu àmbit d' actuació, característiques i funcions

9. PROCEDIMENT DE GESTIO DE LES INFORMACIONS REBUDES

Un cop rebuda la comunicació, el Responsable enviarà a l’informant, en el termini màxim de 7 dies naturals des de la recepció de la comunicació, un justificant de recepció, sempre que no posi en perill la confidencialitat de la comunicació.
Començant per l’anàlisi preliminar del contingut, es determinarà l’admissió o no admissió de la comunicació. En ambdós casos, s’haurà de comunicar a l’informant de la decisió adoptada i el motiu de l’arxiu o admissió de la denúncia.
En cas d’admissió, es procedirà a l’inici de la fase d’investigació interna dels fets, començant per l’anàlisi preliminar del contingut.
Les actuacions d’investigació no podran ser superiors a tres mesos des de la recepció de la comunicació. Si el cas és considerat d’especial complexitat, es podrà allargar el termini amb un màxim de tres mesos addicionals.
Un cop conclosa la fase d’investigació, s’emetrà una Resolució on informarà de les conclusions a les quals ha arribat i la valoració dels fets analitzats.
A partir de la Resolució, es declararà o no l’existència de l’incompliment. En cas de la vulneració de la normativa, es procedirà a adoptar les mesures que es considerin adients.
Les dades personals relatives a les comunicacions únicament es podran conservar durant el període que sigui necessari que, en cap cas, podrà ser superior a 10 anys.

10. OBLIGACIÓ DE COMUNICACIÓ

Tot aquell que disposi del coneixement fonamentat de qualsevol mena d’acte o fet que pogués contravenir els principis i valors del Col·legi, tindrà l’obligació de comunicar-ho.
És responsabilitat dels treballadors col·laborar de forma proactiva en les investigacions.
L’informant procedirà de mala fe si, coneixent la falsedat d’aquests, comunicar fets falsos o manifestament contraris a la veritat. En aquest supòsit, la comunicació serà arxivada pel Responsable.

11. PROTECCIÓ DE DADES PERSONALS: DRETS D’ACCÉS, RECTIFICACIÓ, SUPRESSIÓ I OPOSICIÓ

Al CANAL ÈTIC I DE DENÚNCIA es podrà tractar informació personal de l’informant, de l’informat, així com de terceres persones involucrades en el fet objecte de la denúncia. En qualsevol cas, segons el règim jurídic del tractament de dades personals de l’article 29 i següents de la Llei 2/2023, les dades personals tractades es regiran pel que disposa el Reglament (UE) 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell, de 27 d’abril de 2016, la LO 3/2018, de 5 de desembre, de Protecció de Dades Personals i garantia dels drets digitals, i la LO 7/2021, de 26 de maig, de protecció de dades personals tractades per finalitats de prevenció, detecció, investigació i enjudiciament de sancions penals.
En qualsevol cas, únicament es tractaran les dades estrictament i objectivament necessàries per tramitar les denúncies i, si escau, comprovar la realitat dels fets informats. Els usuaris hauran d’haver autoritzat i consentit explícitament el tractament de dades RGPD.
El Col·legi Episcopal de Lleida no cedirà a cap tercer les dades que hagi obtingut mitjançant el seu Canal. Únicament el personal degudament i prèviament autoritzat per les seves funcions, responsabilitats i comesos, podrà accedir a les dades.
Les dades personals recollides són objecte de tractament automatitzat i incorporades als corresponents arxius automatitzats del Col·legi Episcopal i en cap cas seran utilitzades per a cap altre fi. No es recopilaran dades personals la pertinença de les quals no resulti manifesta per tractar una informació específica o, si es recopilen accidentalment, s’eliminaran sense dilacions indegudes.
L'enviament per part de l'usuari del canal ètic de les seves dades implica l'acceptació de la Política de privacitat del Col·legi i, en concret, d'inequívoca autorització per a la seva recollida i tractament amb l'única finalitat de complir la legalitat a la qual està subjecte el canal ètic i el seu objectiu.
De conformitat amb la normativa vigent, els usuaris del Canal ètic i de denúncia tenen reconeguts i poden exercir els drets d’accés, de rectificació, de cancel·lació o supressió i la limitació, portabilitat i oposició del tractament de les seves dades, mitjançant:

• Un missatge a baixa@cepiscopal.org, o bé
• Una comunicació dirigida al Col·legi Episcopal (Carrer Doctor Combelles, 38 25003 de Lleida), acompanyant en aquest cas còpia del DNI o qualsevol altre mitjà vàlid en dret que permeti acreditar la seva identitat.